Besprekingsverslag van de reality-check toezicht WFD.

Wanneer: donderdag 18 augustus 2005
Waar: Laat 58 te Alkmaar (kantoor Finenzo Alkmaar)
Aanwezigen:
Namens AFM,
Drs. R.E.P. van Leeuwen (Toezichthouder Financiële Dienstverlening)
Mr. R.A. Rietveld, (Medewerker Toezicht)
Namens Finenzo Alkmaar en Consoft B.V.,
A.P. Holtes (Adviseur Finenzo en directeur Consoft B.V.)

Intro
De ochtend begon met een uitleg van de werkwijze van het AFM m.b.t. de invoering van de WFD.
Doel van de bijenkomst was voor het AFM te beoordelen hoe een marktpartij, in deze situatie Finenzo Alkmaar, zich voorbereid op de invoering van de WFD en wat de invoering van de WFD voor gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering van een advieskantoor.
Daarnaast beoordelen en te bekijken hoe een klantdossier wordt opgebouwd en bewaard en een (hypotheek)advies gereproduceerd kan worden.
De zgn. pilot voor de reality-check toezicht WFD.
Waarom zo’n reality-check bij Finenzo Alkmaar.
In februari 2002 heeft Bert Holtes namens Finenzo Alkmaar zich bij het AFM aangemeld om mee te werken aan deze reality-check. Door de opschuivende werking van de WFD is dat traject nu pas actueel geworden.
En waarom bij deze reality-check Invice werd betrokken.
Finenzo Alkmaar gebruikt Invice als relatiedatabases waarin het gehele klantdossier wordt samengesteld en hiermee invulling wordt gegeven aan bepaalde eisen voortvloeiende uit de WFD.
Waarom WFD
De WFD is ontstaan omdat bepaalde stromingen binnen de financiële wereld zich niet als een goed koopman hebben gedragen en er daardoor misstanden ontstonden. Deze misstanden hebben zodanige invloed op de samenleving gehad en nu nog, waardoor ingrijpen van de wetgever noodzakelijk werd.
Onjuiste reclames en foute adviezen stortten veel consumenten in de (financiële)ellende. Voor de consument was het onduidelijk waar men terecht kon voor klachten en claims en (geen)onduidelijk regelgeving maakte het mogelijk dat de zgn. provisiejagers ongestoord hun gang konden gaan. De marktpartijen hadden zelf niet voldoende zelfreinigend vermogen om dit te voor komen.
De WFD werd geboren.

Welke gevolgen heeft de WFD op de bedrijfsvoering

In de WFD is vergaand vastgelegd dat de adviseur verantwoordelijk is voor de door hem of haar gegeven adviezen. Vooral de complexere financiële constructies verdienen daarbij extra aandacht.
Aan de ene kant beoogt de WFD duidelijke regelgeving over bedrijfsvoering en kwaliteit. De vergunning-structuur en de aansprakelijkheid van de marktpartijen. M.b.t. de tussenpersonen o.a. het verplicht hebben van een aansprakelijkheidsverzekering en het regelmatig op peil houden van de vakkennis om te kunnen blijven voldoen van de vergunningsplicht.
Aan de andere kant de zorgplicht van de marktpartijen richting de consument.
In het geval van advieskantoren en adviseurs zoals Finenzo Alkmaar het duidelijk vastleggen van het gegeven advies en wel op een zodanige wijze dat bij een latere (inhoudelijke) controle van het AFM het advies dan gereproduceerd kan worden.
Bij een dergelijke controle moet dan duidelijk blijken onder welke omstandigheden dat advies heeft plaats gevonden en het gehele adviesproces zodanig is vastgelegd dat terug kan worden gelezen wat er geadviseerd is en dat de geadviseerde producten aansluit bij de wensen van de consument.
De kern is dat de adviseur een duidelijke kennis en behoefte profiel van zijn klant maakt en dat van daaruit ook een risicoprofiel wordt samengesteld.
Als dat is gedaan dan dienen deze profielen als basis voor het verdere advies.
Tijdens het adviestraject moet worden vastgelegd wat er wordt geadviseerd en met de klant wordt afgesproken. Indien een advies uitmondt in de afname van één of meerdere producten of diensten dan dient dat te worden verwerkt in een adviesbevestiging. Uit de adviesbevestiging moet dan blijken welke grondslagen hebben geleid tot dat advies. Door motivering van het advies wordt de link gelegd tussen de uitkomsten van de profielen bij de start van het advies en de uiteindelijk geadviseerde en gekozen producten en/of diensten.
Indien uit de profielen blijkt dat de consument geen risico wil lopen is het niet de bedoeling dat er dan een product wordt geadviseerd die dat wel in zich heeft en die keuze dan niet alsnog wordt gemotiveerd.
Dossiercontrole Finenzo Alkmaar
Tijdens die ochtend is zijn ook een aantal klantdossiers van Finenzo Alkmaar gecontroleerd. Doordat Finenzo Alkmaar met Invice werkt worden alle klantdossier op dezelfde wijze opgebouwd. Via Invice worden alle dossiers digitaal beheerd. Alle bescheiden en uitkomsten van adviezen worden digitaal in Invice opgeslagen en zijn direct weer te reproduceren.
Naast het digitale beheer van de klantdossiers is in Invice een speciaal deel ontwikkeld waarin de adviseur zijn advies voorbereid en vastlegt.
In de zgn. WFD- adviesmodule kan de adviseur per advies een geheel adviesdossier samenstellen.
Bij de start van het advies begint het met de inventarisatie van:
1. de klantgegevens (alle persoonlijke financiële(inkomen) gegevens die noodzakelijk zijn voor het advies);
2. de bestaande actuele producten en voorzieningen (daarbij kan gedacht worden aan de huidige hypotheek, spaarrekeningen, pensioenregelingen, etc.). Alle producten en voorzieningen die van belang zijn voor het advies;
3. het kennis-, behoefte-, en het risicoprofiel van de klant. (het maken van de diverse profielen waaruit blijkt wat het kennis en behoefte niveau van de klant is, maar ook welke risico’s de klant per product wil lopen. In Invice kan per productgroep een apart risicoprofiel worden gemaakt.
4. het advies doel. (waar komt de klant voor);
Na het inventariseren wordt in het adviesgedeelte het advies voorbereid en vastgelegd. Alle gegevens benodigd voor het advies worden daarin verwerkt. Zodra de adviezen zijn gegeven worden de uitkomsten daarvan in Invice opgeslagen. De ingevoerde gegevens worden aan het eind samengevoegd en kan er een adviesbevestiging worden gemaakt.
Deze adviesbevestiging is het sluitstuk van het advies. In de adviesbevestiging wordt behoudens de geïnventariseerde gegevens ook de adviezen samengevat. De adviesbevestiging wordt chronologisch samengesteld op basis van het verloop van het advies. De adviseur kan de gegevens vanuit Invice aanvullen met een verdere onderbouwing van het advies. Standaard wordt vanuit Invice alleen maar de inventarisatie, advies- en productgegevens klaar gezet voor de adviesbevestiging. De adviseur moet dus per advies, per product dat verder onderbouwen met zijn motivering. Daarvoor is een mogelijkheid ingebouwd.
De adviesbevestiging kan worden uitgeprint en zonodig door de klant en adviseur worden ondertekend.
In de WFD is niet vastgelegd aan welke eisen de profielen en adviesbevestiging moeten voldoen. Aan de marktpartijen wordt daaraan een bepaalde normvrijheid gegeven. Aan de ene kant een voordeel aan de andere kant een nadeel. Doordat geen standaard profielen beschikbaar zijn en ook geen blauwdruk voor een adviesbevestiging zal elke marktpartij zijn eigen invulling daaraan moeten geven. Achteraf blijkt pas of deze invulling een juist is geweest. De praktijk zal zijn dat iedereen het zelfde wiel zit uit te vinden, terwijl van bepaalde onderdelen standaardisatie mogelijk is. Vooral het profielen gedeelte.
Deze wijze van werken heeft dus wel degelijk extra consequenties voor de bedrijfsvoering. Profielen moeten worden ontwikkeld en onderhouden. Er moet extra tijd worden besteed aan het maken van de motivering en adviesbevestiging, terwijl achteraf blijkt of de wijze van vastlegging goed is geweest.
Vanuit de WFD stelt het AFM dat het advies reproduceerbaar moet zijn en het dossier zodanig moet zijn ingericht dat dat ook mogelijk is.
Bij de controle van de dossiers van Finenzo Alkmaar blijkt door het werken met Invice dat mogelijk te zijn. Door het werken met Invice worden alle dossiers hetzelfde opgebouwd en dezelfde advieswijze toegepast. Alleen de motivering van het advies en de opbouw van de klantenprofielen zal per advies verschillend zijn. Qua inhoud dan.
De controle van deze dossiers ging dus ook snel. De besproken advies bevestiging, de opbouw en werkwijze daarvan zou nog separaat aan het AFM worden verstrekt.
Tijdens de controle is ook een papieren dossier aan het AFM verstrekt die gebruikt zal worden voor verder onderzoek.
Conclusie
De conclusie was dat met het werken met Invice Finenzo Alkmaar zou voldoen aan de WFD eis m.b.t. het reproduceren van het advies en dat pas bij een controle en/of rechtelijke toets pas duidelijk is of de motivering van het advies voldoende is geweest.
Tweede conclusie was dat het digitaal werken en systematisch adviseren de controle taak van het AFM zal vergemakkelijk.
Maar ook de kans dat de adviseur in de fout gaat doordat hij dingen vergeet of geen controle meer heeft over zijn dossiers kleiner wordt.

De bespreking werd afgesloten met de toezegging dat het AFM nog zou krijgen toegestuurd de advieshandleiding die door Finenzo Alkmaar wordt gebruikt en het praktisch ontwerp van de adviesbevestiging.

terug